|  2020

Fluxo de trabalho: Saiba o que é e como fazer para melhorá-lo

Um fluxo de trabalho bem elaborado e preciso possibilita à empresa manter-se no mercado mais competitiva e eficiente.

Quando o fluxo funciona, as equipes se sentem motivadas a desempenhar um trabalho bem alinhado com as estratégias.

Mesmo diante das dificuldades e oscilações mercadológicas, a rotina se tornará mais fácil, ágil e dinâmica, se os processos seguirem um curso de execução bem-definido — é possível enxergar maturidade em uma empresa que se preocupa em mapear e estabelecer o fluxo de trabalho.

Ficou interessado em elaborar um fluxo de trabalho para sua empresa? Neste post, além de explorar o conceito, vamos contribuir com 7 dicas de como melhorar a eficiência do trabalho ao adotar práticas otimizadas no dia a dia!

Definição de fluxo de trabalho

Podemos entender o fluxo de trabalho como uma padronização e organização das atividades de uma empresa, dividindo, em etapas, processos e atribuições, toda a demanda recebida diariamente.

Importância de organizar as atividades de rotina

Para atender aos prazos e às determinações, é preciso compreender o estado de urgência e prioridade dos processos e, assim, obedecer a uma ordem de execução para que a empresa desenvolva as atividades com uma excelência diferenciada no mercado.

Sem a organização, há um risco iminente de queda da produtividade, geração de custos desnecessários — muitas vezes, provocados por atrasos e retrabalho — e falta de alinhamento entre gestão e equipes.

Não espere bons resultados se todos na equipe, da gestão ao operacional, não adotarem a mesma sistemática de trabalho, em concordância com a cultura organizacional e os objetivos da empresa — considerando, é claro, que exista um fluxo de trabalho bem-definido.

As 7 melhores dicas para melhorar o fluxo de trabalho na sua empresa

Algumas práticas são essenciais para estruturar as atividades e assegurar a produtividade.

Elas servem para dar forma e autonomia de trabalho à equipe, pois, dependendo do tamanho do negócio e das equipes, é quase impossível que um gestor tenha o controle isolado de tudo que acontece dentro da empresa.

Com um bom fluxo de trabalho, é possível centralizar e monitorar o resultado das atividades que forem executadas.

Veja, a seguir, o que você pode fazer para melhorar esse fluxo e garantir bons resultados!

1. Defina metas realistas

Quando falamos em metas realistas, é importante que elas sejam alcançáveis por todos os envolvidos, mesmo quando apresentam nível elevado de dificuldade.

Você pode, por exemplo, adotar a metodologia SMART, que consiste em:

S pecific – estabelecer metas específicas;
M easurable – ser mensurável;
A attainable – alcançável;
R ealistic – realista;
T imely – ter prazo para serem atingidas.
Essa é uma forma de envolver todos os profissionais da empresa para que executem suas atividades em um mesmo ritmo, respeitando os prazos e a excelência das tarefas compartilhadas.

2. Automatize os processos

Os recursos automatizados garantem maior efetividade de entrega de trabalhos sob demanda. A tecnologia com toda sua inovação oferece cada vez mais ferramentas de gestão para facilitar a rotina.

Com um bom sistema, você pode criar boas políticas de cobrança e recebíveis, além de definir as regras para pagamentos e faturamento internos.

Essas são ações que permitem um controle mais rigoroso, inclusive com tempo de resposta mais ágil para o cliente.

3. Realize um inventário dos recursos

É quase impossível adotar um fluxo de trabalho verdadeiramente eficiente se não houver recursos para isso.

Verifique as ferramentas e os recursos que estão disponíveis para facilitar o andamento de todos os procedimentos que a empresa precisa realizar.

Fluxo de Trabalho

Todos os recursos são válidos — humanos, materiais, financeiros, temporais — e devem ser utilizados da melhor forma para adequar pessoas e processos à proposta de existência do negócio.

4. Faça o mapeamento

A empresa que sabe aonde quer chegar deve preocupar-se em manter as atividades enxutas e objetivas.

Para isso, mapear a rotina e eliminar o excesso de trabalho burocrático e redundante, além de tornar o processo transparente, facilitam toda e qualquer identificação.

Torne o mapeamento de processos um guia de consulta permanente, ao qual todos possam recorrer quando surgirem dúvidas ou falhas processuais.

Ele deve nortear cada ação, mesmo que isso implique voltar ao ponto de partida e retomar um procedimento.

5. Use softwares de workflow

Workflow quer dizer, exatamente, fluxo de trabalho.

Ele pode ser elaborado de forma manual, com o uso de planilhas eletrônicas, mas não será tão eficiente e seguro quanto a utilização de softwares com recursos e ferramentas específicos.

Um software de workflow possibilita a parametrização e adequação das atividades, de acordo com as necessidades e perspectivas da empresa em relação aos resultados que ela deseja obter.

Além disso, o software colabora para uma gestão mais inteligente, com uso de gráficos e relatórios para embasar a tomada de decisões sobre um projeto ou uma atividade específica que abranja um fluxo de trabalho detalhado.

6. Aposte na padronização dos processos

Padronizar processos não beneficia apenas o fluxo de trabalho, mas a empresa inteira, pois o ritmo do desempenho esbarra na clareza e precisão de cada procedimento.

Atividades como pagamentos, cobrança, geração de pedido de vendas, separação de produtos no estoque, envio de mercadoria e conciliação bancária exigem um processo com fluxo padronizado, evitando a todo custo o engessamento e a centralização demasiados.

7. Invista em estratégias que aumentem a produtividade do setor de cobrança

A inadimplência é uma vilã que nenhum empreendedor deseja enfrentar.

Ela tem total impacto na saúde financeira de uma empresa e, quando alcança grandes escalas, pode, inclusive, colocar em risco a permanência no mercado.

Antes que isso aconteça, o ideal é estabelecer políticas claras de cobrança, com a adoção de processos e procedimentos adequados.

É aí que entra um bom fluxo de trabalho — o acompanhamento diário e as ações pontuais podem diminuir sistematicamente o nível do saldo negativo.

Ao desenhar um fluxo de cobrança, você poderá criar um passo a passo de abordagem para que a equipe responsável tenha autonomia de negociação na hora de fazer contato com o cliente.

Um sistema automatizado pode padronizar algumas ações, como envio de lembretes com aviso de vencimento por e-mail, emissão de segunda via de boleto bancário, cálculo automático de juros e multa.

São estratégias para otimizar as tarefas e aumentar a produtividade do setor de cobrança e a motivação dos funcionários responsáveis por cada processo.

Dificilmente uma cobrança será esquecida ou indevida se as informações estiverem disponibilizadas e corretas em um mesmo ambiente.

Como vimos, criar um fluxo de cobrança nada mais é que organizar cada processo e otimizar as atividades executadas dentro da empresa.

Para isso, é fundamental contar com ferramentas e recursos adequados, o que inclui softwares inteligentes de gestão e profissionais bem-treinados.

Sem isso, a empresa pode sofrer consequências graves, como perda de eficiência e credibilidade.

O bom fluxo de trabalho deve ser um aliado constante da empresa que deseja ganhar vantagem competitiva e tornar-se referência no mercado.

Fonte: Jornal Contábil - 22/06/2020

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